El pasado mes de abril estuvimos realizando la gestión de la comunicación ,publicidad y patrocinio del TRIALGP de Arteixo , prueba que abría la temporada del Mundial de Trial .

Un gran evento deportivo organizado por el Motoclub Motomontañismo Arteixo y que se comenzó a preparar con mucha antelación como requiere cualquier prueba de esta índole.

Así pues el objetivo principal es la organización del TRIAL GP y conseguir la mayor visibilidad e impacto posible en medios , además del apoyo de los patrocinadores que puedan ayudar en los gastos que supone un gran evento deportivo con difusión a nivel global.

Antes de ese objetivo principal hay que implementar una serie de pasos previos  :

-Crear una estrategia de comunicación(notas de prensa ,webs especializadas ,web ayuntamiento, etc…)

-Potenciar la imagen de marca del motoclub como organizador de eventos y referente en el mundo de la competición del trial.

-Potenciar el ecosistema digital del club (web ,redes sociales) para integrarlo en futuras acciones de patrocinio.

-Mejorar el diseño de publicaciones en redes sociales ,mejorar calidad fotografías competiciones ,pilotos ,eventos, etc… Esto repercutirá en la mejora global de la imagen del club.

-Mejorar la comunicación interna con los socios y pilotos . con la creación de diferentes grupos de WhatsApp con información diferenciada .Para pilotos (calendario competiciones ,horarios ,venta de equipaciones ,etc…) para socios (horarios salidas de excursiones ,venta lotería ,reuniones y asambleas ) ,padres de pilotos ( calendario copa infantil ,horarios ,entrenos ,cursos ,etc…)

-Utilizar a Gabriel Marcelli como referente del club y también para utilizar contenido gratuito y de calidad (HRCTRIAL, Honda y propias redes sociales de Gabriel.)

 

En noviembre se confirma el calendario oficial de TRIALGP y hay que comenzar a calendarizar todas las acciones de manera estratégica y los pasoso que se van a dar.

Con la presentación de los calendarios oficiales  de la FIM a mediados de noviembre de 2022 ya es de dominio público que CMMA es el organizador del GP DE ESPAÑA 2023 de TRIAL y por lo tanto comienzan los primeros pasos en comunicar noticias del evento .

Así establecemos una estructura de comunicación con una metodología para realizar un trabajo constante en este ámbito.

>Elaboramos notas de prensa con diferentes modificaciones en los textos en función del receptor al que nos dirijamos y acompañamos siempre con fotografías en calidad profesional que puedan ser publicadas en prensa ,así mismo complementamos con diferentes formatos adaptados a redes sociales .

Se trata de facilitar el trabajo al máximo a nuestros interlocutores y sobretodo que nuestras noticias tengan difusión.

Principalmente nos dirigimos a los siguientes medios:

–Prensa local: La prensa más cercana y a la que ya empezamos a enviar noticias de campeonato gallego ,pilotos locales y a la que le damos prioridad.

En este bloque encuadramos también al departamento de deportes y redes sociales del ayuntamiento de Arteixo.

–Prensa Deportiva: Enviamos notas de prensa a sección de deportes de los principales periódicos generalistas .en prensa deportiva establecemos una relación muy directa con un periódico deportivo local DXT CAMPEÓN que además acaba de sacar un suplemento de motor (TU Motor) que nos garantiza un buen seguimiento .

–Gabinetes de prensa: Enviamos notas de prensa a diferentes entes públicos (Ayuntamiento de Arteixo,Deporte Galego ,turismo de Galicia).Cambiamos tono y utilizamos lenguaje más administrativo y adecuado a los usos del protocolo institucional.

–Prensa especializada: Revistas ,webs ,blogs ,podcasts especializados en Trial .Hay que aportar crónicas completa con datos precisos ,clasificaciones ,datos de pilotos y datos técnicos .

Importante en este apartado el tema de fotografía deportiva con imágenes de calidad ( y no repetidas para cada medio deben ser personalizadas).

 

En cuanto a la estructura de Patrocinio en este apartado la pieza fundamental es la elaboración de un dossier de patrocinio para presentar ante empresas e instituciones .

Como primer paso ,como explicamos anteriormente en la estructura de comunicación ,elaboramos un Plan de medios para poder mostrar la repercusión que tendría cualquier acción de patrocinio en los medios y proponer posibles activaciones en este sentido.

Notas de prensa en medios tradicionales ,entrevistas en radio y televisión ,retransmisiones en streaming ,etc… El plan de medios debe intentar optimizar el número de impactos publicitarios maximizando las apariciones de nuestro patrocinador.

Así dentro de la estructura de patrocinio tuve que diferenciar entre:

>patrocinadores privados: Cuidado especial de la imagen de marca ,lo más operativo solicitar su brand –book ,lo que más solicitaron eran espacios publicitarios estáticos y acceso a la zona vip principalmente.

>patrocinadores públicos : Más atención y cuidado especial en el lenguaje institucional y tema de protocolo a la hora de enviar invitaciones y requerir asistencia a los actos programados.

>departamento de marketing FIM: Labor de coordinación con el departamento de marketing de la FIM para integrar la imagen de nuestros patrocinadores en los diseños generales de al prueba (fondo de pódium,arcos de llegada y salida ,photcall ,ropa organización y voluntarios ,etc…). En este apartado hay que gestionar y dirigir la convivencia entre marcas en los distintos soportes de publicidad del evento (fondo de pódium ,arcos de salida y meta ,arcos de cada una de las zonas, cubre-vallas, carteles ,trípticos,folletos ,etc…).

DESARROLLO DEL EVENTO:

En esta fase ya comenzamos con las acciones propiamente relacionadas directamente con los días del evento para conseguir impacto en los medios y por lo tanto aumentar la visibilidad del mismo .

Y en esta apartado comenzamos por el estudio de la propias características del evento (en la presentación adjunta se desarrolla más este aspecto), principalmente el estudio del buyer persona ,idiosincrasia de la prueba ,factores a tener en cuenta de este tipo de pruebas ,fechas ,etc…

El principal trabajo en este apartado era dar una información de valor al público asistente en cuanto a horarios , ubicaciones ,zonas de parking ,actividades complementarias ,etc…

Acciones a realizar:

1.Queríamos un trial muy accesible para el público ,con accesos muy señalizados ya que tradicionalmente el trial se hace en zonas muy dificultosas para llegar .

2.Se montó también una zona indoor sólo para acceso VIP y una zona con actividades complementarias como conciertos y terrazas de hostelería.

3.La guía del espectador se publico en formato descargable en redes sociales , con todas las ubicaciones con código QR para poder llegar a cualquier parte del evento de manera segura .

4.Además se hizo llegar a los medios que la publicaron de manera mayoritaria e incluso alguno de ellos variando el formato y haciendo una infografía que tuvo un uso generalizado por parte del público asistente.

5.Señalización de viales interzona. Queríamos atraer al público general que no está habituado al formato del trial ,facilitando el desplazamiento entre las zonas ,todas muy cercanas entre sí ,pero sin olvidarnos de los aficionados a la moto de campo permitiendo que pudieran seguir el desarrollo de la prueba en sus motos creando unos viales interzona para desplazarse .

6.Otro de los puntos importantes fue potenciar y publicitar la zona de animación con conciertos y zona de hostelería

7.Accesos al padock también señalizados  donde los equipos tenían montadas sus estructuras y era unos de los puntos de interés del público.Información de horarios de acceso.

8.Atención  de manera directa a los medios de comunicación (entrevistas en radios , aparición en directos de instagram, colaboración con webs especializadas).Para generar mayor impacto en los medios  y teniendo como imagen del evento a Gabriel Marcelli también era importante que en sus apariciones en prensa potenciara esa “idea fuerza” para animar al público a un evento con unas características propias y con muchas facilidades de acceso.

También era un buen momento a nivel comunicativo para el club de establecer y estrechar relaciones con los diferentes medios para tener una continuidad informativa y aparición de las futuras competiciones a organizar.

El TRIAL GP ARTEIXO 2023 fue un éxito a nivel de asistencia de público ,de participación de pilotos ,de satisfacción por parte de patrocinadores y de repercusión mediática.

Como conclusión final podemos establecer que los eventos deportivos son cada vez más digitales , pero la visibilidad en redes sociales debe estar apoyada también en los medios de comunicación tradicionales que a su vez proyectan más sus noticias en sus propias rrss.

Los medios de comunicación son un actor imprescindible para lograr el impacto adecuado de nuestro evento deportivo y por tanto este factor influye en el retorno económico que podemos ofrecer a nuestros patrocinadores.